INFORMACIÓN GENERAL
Con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la Empresa HARTUNG Y COMPAÑÍA SAS. establece e informa la política aplicable a la Sociedad para el tratamiento y protección de datos personales.
I. IDENTIFICACIÓN
NOMBRE DE LA EMPRESA: HARTUNG Y COMPAÑÍA SAS, NIT. 860.007.873-5: Para efectos del presente Documento se denominará como LA EMPRESA
OBJETO SOCIAL: HARTUNG Y COMPAÑÍA SAS. es una Sociedad de naturaleza privada inscrita en la Cámara de Comercio de Bogotá, cuyo Objeto Social es el de la Producción, Fabricación y Comercialización de Productos Cosméticos y de Aseo Personal y las demás actuaciones derivadas de su actividad económica, según el registro de Cámara de Comercio de Bogotá.
DIRECCION DE LA EMPRESA: Carrera 34 No. 17B – 61 Localidad Puente Aranda – Zona Industrial Barrio Cundinamarca, Bogotá D.C.
Correo electrónico del Responsable: lander@lander.com.co
Teléfono del responsable: 3605677 Ext. 109
II. MARCO LEGAL
Constitución Política, artículo 15.
Ley 1266 de 2008
Ley 1581 de 2012
Decreto Reglamentario Parcial 1377 de 2013
III. DEFINICIONES
AUTORIZACIÓN: Se define como el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
AVISO DE PRIVACIDAD: Se define como la Comunicación Verbal o Escrita generada por el Responsable del tratamiento de datos personales, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
CAUSAHABIENTE: Se refiere a la Persona que ha sucedido a otra por causa o con motivo del fallecimiento de ésta.
DATO PERSONAL: Cualquier elemento de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse a una persona natural o jurídica.
DATO PÚBLICO: Se consideran datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
DATOS SENSIBLES: Se considera y se entiende como Datos Sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
DATOS INDISPENSABLES: Se entiende como aquellos datos personales de los titulares, imprescindibles para llevar a cabo las actividades de producción, fabricación y comercialización que realiza LA EMPRESA en desarrollo de su objeto social. Estos datos de naturaleza indispensable deberán ser proporcionados por los titulares de los mismos o los legitimados para que puedan ejercer sus derechos dentro de la vinculación que se realice con LA EMPRESA.
DATOS OPCIONALES: Son aquellos datos que la EMPRESA requiere para ofrecer productos o realizar ofertas especiales o adicionales, fuera de los que ordinariamente ofrece según la actividad que desarrolla.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS: Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o las normas que los
modifiquen, complementen o sustituyan.
HABEAS DATA: Es el derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ella en Bancos de Datos, Bases de Datos y/o en Archivos de Entidades de carácter Público o Privado.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Hace referencia a la Persona Natural o Jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, tome decisiones sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
TITULAR: Se refiere a la Persona Natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
TRANSFERENCIA: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
TRANSMISIÓN: Consiste en el tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del Territorio Nacional, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por parte del Encargado y por cuenta del Responsable.
IV. PRINCIPIOS
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y de acuerdo con las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios rectores:
a) PRINCIPIO DE LA LEGALIDAD: Según el cual el Tratamiento de Datos Personales es una actividad que bebe ajustarse y sujetase a lo establecido tanto Ley que dispuso la Protección de Datos Personales, así como
en las demás disposiciones que la desarrollen.
b) PRINCIPIO DE FINALIDAD: El Tratamiento de Datos Personales debe obedecer siempre a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley y dicha finalidad debe ser informada al Titular.
En lo correspondiente a la recolección de datos personales, LA EMPRESA se limitará a aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad con la cual fueron recolectados o requeridos; así, las Áreas o funcionarios de la Empresa autorizados para realizar la recolección de datos personales, deberán informar al Titular respectivo el motivo por el cual se solicita la información y el uso específico que se le dará a la misma.
c) PRINCIPIO DE LIBERTAD: El Tratamiento de los datos personales solo puede ejercerse con el
consentimiento previo, expreso, e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o si no existe mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d) PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: Se refiere a la calidad de la información sujeta a tratamiento de datos personales en cuanto a que debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Por lo mismo, se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e) PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: Según el cual, en el tratamiento de datos personales, debe garantizarse al Titular el derecho que tiene de a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que l conciernan.
f) PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El tratamiento de datos personales se sujeta y no debe sobrepasar los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. Así, el tratamiento de datos personales sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley y, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, a no ser que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
g) PRINCIPIO DE SEGURIDAD: la información sujeta a tratamiento por LA EMPRESA se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h) PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: LA EMPRESA está obligada a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.
V. DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales cuyo tratamiento ha sido autorizado a LA EMPRESA en su condición de responsable de dicho tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA EMPRESA, excepto cuando expresamente no se considere como requisito para el tratamiento y en consecuencia no es necesaria la autorización del Titular.
c) Ser informado por LA EMPRESA, previa solicitud del titular, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Quejarse y presentar pruebas ante la Superintendencia de Industria y Comercio frente a infracciones que se cometan en el tratamiento de los datos personales, según lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas reglamentarias.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando, debidamente comprobado, no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales en el tratamiento de los datos personales.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
VI. DERECHOS DE LOS NIÑOS Y ADOLESCENTES
En el Tratamiento de los datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
VII. DEBERES DE LA EMPRESA
LA EMPRESA, en virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales asume los siguientes Deberes, sin perjuicio de las disposiciones legales:
a) Garantizar al titular de los datos personales el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de
la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Tomar las medidas necesarias para actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta.
h) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
j) Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
k) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
l) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
m) Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tratamiento de datos personales.
n) Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
o) LA EMRPESA hará uso de los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada ajustándose siempre a la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
VIII. EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS
El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), es el directorio público de las Bases de Datos objeto de Tratamiento que operan en el país el cual será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
De acuerdo con lo dispuesto por el Gobierno Nacional y según la Normatividad respecto a la información mínima que se debe reportar a la Superintendencia, los términos y condiciones bajo los cuales se debe realizar la inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos, LA EMPRESA aportará a la Superintendencia de Industria y Comercio la información que corresponda respecto a las Bases de Datos Personales de cuyo tratamiento sea Responsable.
IX. AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento de datos personales del titular se requiere la autorización previa e informada de éste, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
X. MEDIO Y MANIFESTACIÓN PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
LA EMPRESA generará un aviso en el cual se comunica a los titulares que pueden ejercer su derecho al tratamiento de los datos personales a través de los siguientes medios: Página www.lander.com.co, o mediante documento escrito y/o a los siguientes correos electrónicos, según corresponda: cartera@lander.com.co, compras@lander.com.co, contabilidad@lander.com.co
XI. EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LAAUTORIZACIÓN DEL TÍTULAR
DE LOS DATOS PERSONALES
La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:
a) Datos de naturaleza pública.
b) Casos de urgencia médica o sanitaria.
c) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas
XII. LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DEL TITULAR
Los derechos de los titulares establecidos en la Ley podrán ejercerse por las siguientes personas:
a) Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a
disposición LA EMPRESA
b) Por los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
c) Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
d) Por estipulación previamente autorizada por el Titular a favor de otro o para otro.
e) Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
XIII. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO
El tratamiento para los datos personales indispensables de Clientes, Proveedores, Trabajadores y/o Contratistas de LA EMPRESA estará enmarcado en el orden legal y en virtud de la condición de LA EMPRESA en cuanto a la Actividad Económica que realiza y serán todos los necesarios para el cumplimiento de la misión definida en el desarrollo delas actividades realizadas según lo estipulado en el Registro de Cámara de comercio.
Para el caso de datos personales sensibles, se podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
c) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
d) El Tratamiento tenga una finalidad histórica o estadística y en cuyo evento no tenga que mostrarse la identidad de los Titulares.
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:
a) que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
b) que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado. LA EMPRESA velará por el uso adecuado del tratamiento de los datos personales de los niños, niñas o adolescentes
XIV. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN
La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes personas:
a) A los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes legales.
b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
c) A los terceros autorizados por el titular o por la ley.
XV. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES
CONSULTAS Y RECLAMOS:
La EMPRESA ha designado como Área Responsable de hacer el seguimiento y velar por el cumplimiento de esta política al interior de la Organización, en cabeza de la Gerencia General, con el apoyo de las Áreas Funcionales que manejan los datos Personales de los Titulares y encargados de la Seguridad de la Información, según corresponda, así: Crédito y Cartera, Compras y Suministros, Contabilidad.
Las Peticiones, Consultas y Reclamos por parte de los Titulares, al igual que cualquier Actualización, Rectificación y/o Supresión de Datos Personales, serán resueltas a través de la Página www.lander.com.co o el Correo Electrónico lander@lander.com.co
a) CONSULTAS:
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en LA EMPRESA y para tal efecto se suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
La consulta debe ser formulada, de conformidad con el Capítulo XIV de este documento, por el Titular o sus Causahabientes debidamente autorizados para conocer la Información, a través del Correo lander@lander.com.co. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
b) RECLAMOS:
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante LA EMPRESA el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. El Titular o su Causahabiente debidamente autorizado e identificado formulará el Reclamo mediante solicitud escrita dirigida y enviada a LA EMPRESA a través del correo Electrónico lander@lander.com.co. En su escrito de reclamo hará una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, su dirección, y adjuntará los documentos y pruebas que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto en cuanto a los datos y/o documentos que se deben suministrar, LA EMPRESA solicitará al interesado, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, que subsane las fallas o inconsistencias encontradas en el Reclamo. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha en que se objetó el reclamo, el Solicitante no ha presentado la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.Si el Área dentro de LA EMPRESA a través de la cual se ha gestionado la atención del reclamo, no es competente para resolverlo; dará traslado al Área que corresponda, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha en que ha recibido el Reclamo, informando al interesado respecto al traslado del mismo.
2. Una vez recibido Reclamo en forma completa y debidamente soportado, a través del Correo Electrónico lander@lander.com.co, el Área a la cual corresponda su atención y respuesta, procederá, el mismo día en que lo recibe, a identificarlo y ubicarlo en la Carpeta de Pendientes por Atender, como Reclamo en Trámite, adicionando el Motivo del mismo.
3. Término máximo para atender y resolver el Reclamo: El término máximo para atender el reclamo será de Diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo. Cuando por motivos de fuerza mayor, ajenos a la voluntad de LA EMPRESA, no sea posible atender el reclamo dentro de éste término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora, así como la fecha en la cual se dará atención formal al Reclamo. En todo caso, la fecha que se fije para atender el Reclamo no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
c) PETICIÓN DE ACTUALIZACION, RECTIFICACION, SUPRESION DE DATOS
El Titular presentará la solicitud a través del Correo Electrónico lander@lander.com.co, indicando la actualización, rectificación y/o supresión del (los) dato (s), aportando la documentación que soporte su petición. LA EMPRESA, dentro de los dos (2) días siguientes al recibo de la petición, rectificará y actualizará la información del Titular que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados.
d) REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO
El Titular podrá presentar a LA EMRPESA la Revocatoria respecto a su consentimiento al tratamiento de sus datos personales, a través del Correo Electrónico lander@lander.com.co; entendiendo que dicha revocatoria será considerada y atendida por LA EMPRESA siempre y cuando no existan disposiciones legales contractuales, o asuntos pendientes de definir entre LA EMRPESA y el Titular que impidan tal Revocatoria. Si de acuerdo con lo anteriormente expuesto es procedente la aplicación de la Revocatoria presentada por el Titular y, si vencido el término legalmente establecido, LA EMPRESA no hubiere eliminado los datos personales, el Titular estará en su derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales, procediendo según lo expuesto en el Artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.